Piesa din puzzle

Trimestrial si saptamanal. Doar asa se poate.

18 Mar 2010

I'm now officially living my life in quarters

Scriam in 2008 despre faptul ca am inceput sa tin rapoarte zilnice si sa pretind sa le primesc. S-au mai schimbat lucruri intre timp, modalitatea de lucru de atunci s-a transformat si am ajuns intr-o alta situatie: Obiectivele saptamanale si trimestriale.

Am pornit de la ceva simplu: obiective clare, masurabile. La ce-am ajuns? Ei bine... la ceva de-a dreptul interesant. Ma voi simti putin dezbracat de azi inainte dar cred ca e de folos sa va spun o poveste. Concluziile nu vin la pachet, si le extrage fiecare.

Era odata un om cu o viata normala. Lucrase in cateva locuri, pornise de jos, ca mai toata lumea, si lucra la patron. Patronul era plin de nemultumiri. Unele erau cauzate de situatii reale, altele doar de lipsa de comunicare. Dar se purta urat cu angajatii, printre care si cu omul nostru. Dupa o vreme, frustrat de tratamentul la care era supus, personajul nostru decise sa plece pe cont propriu, sa incerce ceva dar sa faca in asa fel incat sa elimine toate neplacerile prin care trecuse el. Si timpul trecu, el se descurca pe cont propriu, avea deja cativa colegi si mergea inainte. Firma crescu, nu mai era singur ci erau mai multi si nu mai facea singur totul. Fiecare avea propriile sarcini, lucrurile se transformau si nu mai era la fel ca inainte. Volumul crestea si el delega o parte din ele, dupa cum era fiecare din ceilalti responsabil. Dar se trezea deseori ca lucrurile nu erau facute asa cum trebuia: unii clienti sunau ca au probleme desi n-ar fi trebuit, alteori trebuia sa faca el curatenie prin lucruri si locuri unde altcineva ar fi trebuit sa faca, trimitea hartii oficiale pe care altii ar fi trebuit sa le trimita si urmarea de fiecare data ca lucrurile sa se intample pentru ca la sfarsit de luna sa poata incasa banii de la clienti si sa poata rasplati onorabil pe fiecare pentru munca depusa. Si fiecare isi facea treaba dar era mai mult manat din spate de nevoi, nu proactiv. Reactionau, in loc sa aiba initiativa de a vedea unde sunt problemele si de a lua masuri inainte ca ele sa apara. Vazand asta, el le propuse colegilor un sistem de bonusuri, incercand sa rezolve problemele cu care se confruntau cu totii. Niciodata nu-i placuse ideea de bici, tipetele patronilor la care lucrase si stilul in care lumea era impinsa de la spate, pe buna dreptate sau pur si simplu aiurea. Colegii se bucurara la ideea de bonus dar curand, se pare, se obisnuira cu ideea ca bonsul este pur si simplu ceva ce li se cuvenea si il asteptau ca pe painea calda, fara a fi mai motivati ca inainte. Si omul nostru se gandi ca vina e a lui, ca n-a explicat clar cum stau lucrurile si nu a gandit un sistem clar dupa care urma sa ofere bonusurile si, in ziua in care a realizat ca a gresit, din nou, in niste imprejurari neplacute pentru toti cei implicati (clienti, angajati, patron), puse la punct un sistem simplu, cu reguli simple, prin care fiecare putea sa isi evalueze munca.

Si asternu pe hartie:

  • Bonusul este un stimulent pe care fiecare il primeste in raport cu calitatea muncii depuse si nu numai.
  • Valoarea unui bonus trimestrial acelasi cuantum cu un salariu lunar.
  • Criteriile dupa care fiecare va fi evaluat atunci cand va primi bonusul vor fi:
    • feedback-ul de la clienti (de multe ori, no news is good news)
    • rapiditatea cu care va raspunde cererilor clientilor
    • viteza de raspuns cu care va rezolva problemele interne
    • respectarea regulilor interne si a instructiunilor primite
    • ajutorul oferit colegilor in realizarea sarcinilor, acolo unde e cazul
  • Vor exista obiective trimestriale si saptamanale
  • Vom implementa un sistem de punctaj simplu:
    • fiecare va primi un numar de 9 puncte la inceputul unui trimestru
    • fiecare 'belea' va scadea cate un punct din cele 9 alocate
      • daca beleaua nu implica firma in relatia cu clientii si se rezolva intr-un interval rezonabil va fi stearsa si scorul va redeveni cel dinainte de aceasta situatie
      • daca beleaua se rezolva rezonabil dar devine o situatie repetata, scorul va ramane cel micsorat
      • daca nu se rezolva intr-un timp rezonabil SAU clientii sufera (direct sau indirect), scorul ramane cel micsorat
  • De la 9 la 5 puncte se vor taia procentual 20% din bonus pentru fiecare punct scazut. De la 4 si pana la 0 puncte se vor reduce cate 2% din salariu timp de o luna pentru fiecare punct scazut.
  • Clientii sunt foarte importanti. Daca vreun client suna sau trimite o reclamatie semnaland o situatie neplacuta pentru care nu exista o motivatie bine intemeiata vom scadea cel putin un punct fara posibilitatea de a il 'castiga' la loc. Solutiile extrem de eficiente si calitatea foarte buna a muncii pot constitui totusi o exceptie de la regula aceasta, permitand adaugarea de puncte fara a depasi totalul de 9 puncte. Punctele pot fi acordate pe linie ierarhica, in jos. Nu se accepta mita, nu se dau cadouri. :))
  • Patronul este un dictator benevolent. :))
  • Regulile de mai sus sunt provizorii si vor fi adaptate in functie de necesitati, pe parcurs.

Dupa ce compuse acest regulament veni momentul sa il comunice colegilor lui. Stia ca nu va fi iubit pentru asta dar stia si ca daca nu va aplica transparent un set de reguli nu va reusi sa mearga mai departe, in conditiile date neputand avea un rol de manager ci unul de executie, ca un capitan care in loc sa organizeze si coordoneze activitatea spala puntea la fiecare 2 zile si face mancare in locul bucatarului pentru 2 persoane din 10 fiindca bucatarul a facut doar pentru 8, din nestiinta, nepasare sau indolenta. Stia, la fel ca si capitanul, ca fiecare trebuie sa faca un pas inainte si sa-si asume atributiile, atata timp cat alege sa stea pe corabie. Si mai stia ca va face tot ce-i sta in putinta, la fel ca si capitanul, pentru ca 'marinarii' sa aiba tot ce le trebuie profesional si personal, in masura posibilitatilor.

Si-am incalecat pe-o sa, si v-am spus povestea asa!

Da, e adevarat, am inceput sa-mi traiesc viata in trimestre, stiu foarte bine cand trece fiecare saptamana si ma uit deja spre orizont, la sfarsitul lunii Iunie. Maine se termina primul trimestru, in raport cu povestea de mai sus.

Voi, cititorii mei... va traiti viata trimestrial?